Safety Communication
Tidak bisa dipungkiri lagi bahwa komunikasi yang baik dan efektif akan menghasilkan kinerja organisasi yang maksimal begitupun sebaliknya, banyak kegagalan mencapai tujuan adalah karena faktor kurangnya komunikasi bahkan dikarenakan miskomunikasi. Memang tidak semua orang bisa melakukan hal ini dengan baik karena berbagai faktor misalnya tidak percaya diri, media komunikasi yang kurang tepat, Informasi yang berlebihan, gaya penyampaian dengan logat bahasa berbeda serta karakter seorang komunikator. Kejadian kecelakaan didunia kerja khususnya di bidang keselamatan beberapa terjadi disebabkan oleh masalah komunikasi, oleh karena itu kemampuan komunikasi adalah syarat mutlak yang harus dimiliki seorang Leader Keselamatan agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan sangat memuaskan.
Komunikasi menurut Carl I. Hovland merupakan proses yang mungkin dilakukan oleh pembawa informasi dengan tujuan memberikan rangsangan kepada orang lain untuk mengubah perilakunya. Senada dengan pendapat Everett M. Rogers komunikasi adalah penyaluran ide atau maksud dari sumber satu ke sumber lainnya dengan tujuan mengubah tingkah laku penerima ide. Sejalan dengan tujuan Keselamatan adalah salah satunya mengubah perilaku pekerja dengan sadar agar selalu mengikuti aturan keselamatan yang diterapkan oleh perusahaan untuk kemudian menjadikan suatu kebiasaan positif bagi seluruh pekerja. Bukan pekerjaan mudah memang memberikan pemahaman kepada para pekerja untuk bisa berperilaku aman dalam setiap aktifitas pekerjaannya walaupun itu sebenarnya memang untuk kepentingan pribadi mereka masing-masing, berbuat baik selalu ada saja kendalanya dalam memberikan pemahaman bahwa keselamatan adalah suatu kebutuhan.
Berikut jenis-jenis KOMUNIKASI KESELAMATAN untuk merubah perilaku berbudaya aman dan selamat dalam bekerja antara lain ;
- Komunikasi Harian
Lakukan komunikasi setiap hari kepada para pekerja tentang keselamatan pekerjaan yang akan dilakukan hari ini yaitu tentu dengan melibatkan pengawas sebagai penanggungjawab komunikasi harian dikarenakan merekalah yang mengerti tentang pekerjaan dari aspek teknis sampai dengan aspek keselamatannya. Pengawas bisa menggilir kepada anak buahnya untuk melakukan komunikasi dua arah tersebut sebagai sarana melatih pekerja untuk terlibat langsung dalam proses komunikasi, materi yang diberikan disesuaikan dengan pekerjaan yang sedang atau akan dilakukan, durasi waktu bisa 5 sampai dengan 10 menit intinya jangan terlalu lama, materi ringkas, padat dan mudah dimengerti semua pekerja. Materi yang diberikan bisa berupa Analisa keselamatan kerja ataupun materi lain yang telah disiapkan pengawas maupun telah disiapkan oleh petugas keselamatan. Istilah Komunikasi harian ini kadang disebut P5M (Pengantar 5 Menit), ada juga yang menyebut Toolbox Meeting (Pertemuan sebelum membuka kotak kerja), setiap perusahaan mungkin punya penamaan berbeda-beda namun tetap satu tujuan. Daftar hadir komunikasi harian ini harus diserahkan kepada petugas keselamatan untuk di record/input dalam database setiap harinya.
- Komunikasi Mingguan
Departemen keselamatan melakukan pertemuan rutin kepada seluruh pekerja sesuai jadwal yang telah dibuat, komunikasi ini membahas berbagai materi keselamatan yang berhubungan dengan semua jenis pekerjaan yang ada di perusahaan, membahas issue-issue keselamatan yang sedang hangat-hangatnya, praktek menggunakan alat pelindung diri serta peralatan keselamatan kerja secara benar, informasi kecelakaan kerja, informasi hasil inspeksi keselamatan kerja serta tindak lanjutnya, sosialisasi prosedur-prosedur keselamatan, akan lebih baik diakhir acara wajib membaca Ikrar keselamatan secara Bersama-sama dan Doa Penutup agar senantiasa diberikan keselamatan, kesehatan juga kesejahteraan kepada semua pekerja. Pelaksanaan bisa dilakukan diareal luas/dilapangan milik perusahaan maupun bisa dilakukan di Aula. Komunikasi mingguan ini harus dibuatkan jadwal selama satu tahun baik itu tanggal pelaksanaan, pemateri serta judul materi utama yang akan diberikan kepada seluruh pekerja. Absensi kehadiran, materi yang diberikan & dibahas dalam pertemuan serta foto-foto wajib didokumentasi dengan baik.
Komunikasi mingguan ini juga biasa sering dilakukan oleh orang-orang project atau ada yang menyebutnya weekly project meeting dimana yang dibahas dalam pertemuan tersebut adalah yang pertama mengenai aspek keselamatan yang ada didalam project baik itu temuan-temuan inspeksi yang telah ditindaklanjuti ataupun masih dalam progress, isu-isu keselamatan berkaitan dengan project, kendala dan pencapaian kinerja keselamatan dan sebagainya baru kemudian membahas mengenai teknis pekerjaan. Dihadiri oleh manajer project, pengawas project, petugas keselamatan maupun perwakailan dari kontraktor sebagai mitra kerja. Hasil pertemuan ini tetap harus di dokumentasikan dengan baik.
- Komunikasi Bulanan
Komunikasi ini biasa dihadiri oleh direktur, bagian keselamatan, perwakilan pekerja, tiap-tiap kepala bagian/manager untuk membicarakan issue-issue keselamatan terkini, pencapaian program kerja keselamatan perusahaan, hasil inspeksi, statistik-statistik juga terkadang membahas masalah ketenaga kerjaan dan project. Pertemuan ini lebih dikenal dengan nama P2K3 (Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja) yang pasti wajib dihadiri nama-nama yang telah di sahkan oleh dinas tenaga kerja setempat, ada juga yang menyebut safety committee meeting, HSE monthly meeting dll. Hasil pertemuan ini wajib di record baik itu absensi, notulen, report progress pencapaian program kerja keselamatan serta foto-foto. Dokumentasi peretemuan ini juga bisa dijadikan bahan laporan setiap 3 bulan sekali ke dinas tenaga kerja setempat.
- Komunikasi Triwulan.
Perusahaan yang memiliki beberapa kontraktor atau sub kontraktor merupakan rekanan kerja perusahaan biasanya melakukan pertemuan rutin secara terjadwal setiap tiga bulan sekali khusus membahas progress kinerja keselamatan masing-masing kontraktor termasuk penilaian kinerja keselamatan kepada para kontraktornya, Isu-isu keselamatan terkini juga akan dibahas termasuk bila ada peraturan terbaru perusahaan. Pemberian Reward/Punishment atas kepatuhan/ketidak patuhan perusahaan dalam hal keselamatan dll. Komunikasi ini akan dipimpin langsung oleh Top Management/pimpinan tertinggi perusahaan.
- Management Review
Kegiatan ini biasa dilakukan secara berkala setahun sekali yang dihadiri oleh Top manajemen, dan para manager untuk mengevaluasi system keselamatan yang diterapkan perusahaan dalam tahun ini, pembahasan mengenai hasil-hasil audit, program dan kinerja keselamatan, tindak lanjut temuan, saran-saran perbaikan atau mungkin bila ada perubahan-perubahan yang akan dilakukan dll. Hasil pertemuan ini wajib dicatat dan dibuatkan laporan untuk nantinya dibagikan hasilnya kepada para manager guna ditindak lanjuti.
Masih banyak jenis-jenis komunikasi telah dilakukan beberapa perusahaan yang memiliki komitmen kuat terhadap keselamatan kerja, mereka memiliki nama, sebutan atau istilah berbeda-beda, bila komunikasi itu dijalankan dengan baik serta komitmen tinggi oleh Top manajemen beserta seluruh karyawan sudah dipastikan tujuan organisasi akan tercapai dengan sangat baik.
Kemudian bagaimana menciptakan komunikasi yang efektif ? menurut Jalaludin dalam buku Psikologi Komunikasi mengatakan bahwa komunikasi efektif ditandai dengan adanya pengertian, dapat menimbulkan kesenangan, mempengaruhi sikap, meningkatkan hubungan sosial yang baik dan pada akhirnya menimbulkan suatu tindakan.
Saat petugas keselamatan melakukan inspeksi terencana maupun tidak terencana dilokasi kerja akan terjadi suatu komunikasi dengan para pekerja mengenai pekerjaan apa yang sedang dilakukannya, menanyakan tahap-tahap pekerjaan kemudian resiko bahaya yang mungkin timbul dari setiap langkah pekerjaan beserta bagaimana cara mengendalikannya sehingga semua pekerja bisa bekerja dengan aman tanpa adanya kecelakaan. Dilakukan dengan cara sopan, bahasa yang enak didengar, memberikan masukan, saran, pengertian kepada pekerja dengan bahasa yang mudah dimengerti serta sikap bersahaja atau mungkin ditambah dengan pujian juga dengan sedikit sentuhan fisik bisa membuat pekerja merasa dihargai, hal ini akan membuat tujuan inspeksi keselamatan kerja salah satunya meningkatkan kesadaran untuk bekerja dengan aman dan selamat tercapai.
Komunikasi lainnya adalah Induksi keselamatan yaitu memberikan informasi tentang perusahaan dan peraturan-peraturan keselamatan perusahaan, pengenalan dasar-dasar keselamatan kerja yang intinya bertujuan agar saat bekerja bisa terhindar dari kecelakaan. Safety induction ini diberikan kepada karyawan baru, visitor/pengunjung, pekerja yang baru selesai cuti kerja ataupun sehabis pelatihan beberapa hari diluar perusahaan.
Komunikasi yang efektif itu dilakukan dalam suasana yang menyenangkan, menggunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh pekerja, pesan yang disampaikan dibuat menarik sehingga menimbulkan minat untuk didengarkan, berikan reward atau penghargaan dll, tentu tidak mudah untuk menciptakan komunikasi efektif butuh jam terbang tinggi belum lagi kondisi psikologis masing-masing, mampu melihat situasi, kondisi lingkungan kerja serta karakteristik budaya juga turut berperan dalam keberhasilan berkomunikasi.
Ada dua jenis komunikasi yang biusa diterapkan dalam upaya meningkatkan kesadaran karyawan bekerja secara aman dan selamat yaitu dengan komunikasi lisan yang terjadi secara langsung berhadap-hadapan, tidak dibatasi jarak alias bertatap muka seperti contoh diatas tadi yaitu melalui toolbox talk, weekly safety meeting, inspeksi, induction dsbnya. Jenis komunikasi yang kedua adalah secara tertulis yaitu bentuk komunikasi berupa tulisan seperti Standart Operating Prosedur (SOP), Work Instruction (WI), Job Safety analysis (JSA), HIRADC, Kebijakan K3, Peraturan perundang-undagan, Peraturan perusahaan, Memo, Form-form Inpeski/observasi, delegation of Authority, Warning letter, Spanduk-spanduk, rambu-rambu dll.
Kecelakaan-kecelakaan juga bisa terjadi akibat tidak adanya komunikasi yang baik bahkan terjadi miss komunikasi antara bawahan dan atasan, seseorang tidak menggunakan helmet keselamatan kemudian kejatuhan pipa dari atas padahal ada rambu-rambu wajib menggunakan APD berarti pesan komunikasi tertulis yang disampaikan diabaikan oleh yang bersangkutan, Pengawas belum menginstruksikan operator excavator mengoperasikan unit namun atas inisiatif sendiri karena ingin pekerjaan cepat selesai, operator memaksa bekerja kemudian tiba-tiba menyenggol kabel listrik berarti komunikasi lisan tidak dipatuhi karena belum ada perintah langsung oleh pengawas begitupun komunikasi tertulis dilanggar karena dalam prosedur kerja tertulis wajib mengikuti instruksi pengawas dan bekerja tidak boleh sendirian harus dilakukan pengawasan langsung. Tentu masih banyak lagi contoh kejadian kecelakaan disebabkan faktor komunikasi yang tidak dilakukan dengan semestinya.
Semoga ulasan singkat ini bisa memberikan sedikit banyak gambaran betapa pentingnya komunikasi keselamatan untuk menciptakan perilaku kerja aman, tempat kerja aman, serta iklim kerja aman sehingga dapat terwujud tujuan organisasi Zero Accident.
Penulis: Hendrajati, Pendiri HSE Indonesia, Trainer, Praktisi & Pemerhati K3